申请认证SA8000的企业若能在国家劳动法的规范下建立一个完善且行之有效的社会责任管理体系将往往是认证的基础,也是取得认证是否通过的关键之所在。也就是说,企业在申请SA8000认证前就开始建立社会责任管理体系。
根据《SA8000:2001》版本的内容,SA8000条文对社会责任管理体系只有原则性的规定,没有对各方面都很具体很细的规定。由于可申请SA8000认证的机构涉及各种行业和领域,每家申请SA8000认证的企业的特点,管理结构等相关情况不一样,各个企业建立社会责任管理体系所包含的内容以及建立体系的方法和过程也就理所当然不尽相同,因此就不会有不同企业的完全相同的社会责任管理体系存在,因此SA8000的具体条文也无法对建立社会责任管理体系的每个细节作出硬性的规定,这也就为认证机构对认证的具体要求留下了很大的操作空间,也为申请认证的企业带来不确定性的模糊和麻烦。因此,申请认证企业应依据自身的实际情况,以SA8000的文本为依据,以国家劳动法规和国际劳工标准为规范,参考ISO9000(2000)质量管理体系标准的框架,建立起与本企业文化和经营风格特点相符合的管理体系。其他已经通过认证的企业的社会责任管理体系往往只能作参考,千万不能照抄。
一般而言,建立SA8000的步骤,有领导决策与准备,初始评审体系,策划与设计,体系文件的编写,体系试运行,内部审核及管理评审等如下七个步骤,具体见企业建立SA8000的工作流程图:
特别指出的是,这七个步骤并没有明显的界限与区分,申请认证的企业应紧紧围绕如何更加有效地完成建立社会责任管理体系的实际需要进行相应调整。认证申请企业既可以自行组织内部专业人员来进行各项工作,又可以聘请经验丰富又有专业人士的咨询机构协助完成,由于建设SA8000的工作涉及方方面面,是一个系统工程,为了少走弯路并节省时间,国际上的企业一般都会委托有名望又跟认证机构关系较紧密的咨询机构包装完成。
(一) 申请认证企业的领导决策与SA8000建立准备工作
首先,由于要在企业建立SA8000就必然会涉及到企业经营和管理的各个层面和各个方面,公司最高管理者公开作出愿意提供足够的资源来建立,实施和维持社会责任管理体系,确保持续改进社会责任表现的承诺是最关键的,这样企业的相关部门的领导才能围绕建立SA8000而相互间进行协调。
其次,企业最高管理者还应任命企业的高层经理担任管理代表,并授权其组建SA8000工作组,工作组成员要广泛来自企业的各个部门,如采购,生产,销售,安全,人事,行政,会计等部门的管理人员,工作组成员在开展工作前应接受有关劳动法规,职业安全卫生法规和标准以及SA8000标准方面的培训,充分了解标准,法律和法规的要求,积极地向全体员工进行有关社会责任的宣传,全面动员全体员工的积极参与和广泛支持。协助工人推选出工人代表,广泛听取他们的意见和建议。
再次,管理代表在企业最高管理者的授权下,独立开展工作,编写建立SA80000的工作计划和经费预算方案并报最高管理者批准实施。工作计划的内容应涵盖工作的具体内容及其明细表,人员分工与责任,工作时间表,各部门的配合计划和资源调配等各个方面。经费预算方案的主要费用包括:1.用于初始评审,建立SA8000,以及可能需要的咨询服务和培训所需要的费用;2.可能需要采取补救行动的费用;3.第三方审核及定期监督审核的费用。
(二) SA8000初始评审
SA8000认证的要求并没有规定申请认证企业一定要进行初始评审,但由于初始评审在整个建立管理体系的工作中是基础,是收集资料,发现问题,改善政策和建立管理体系的关键,决定着其他方面的工作的方向。因此,一般来说,申请认证企业都乐意选择这一步骤,至于怎么开展初始评审?是进行深度的还是简单的工作就需要根据企业的实际情况而定了,各个企业绝不相同。
评审小组可由企业的内部人员,外部专家或双方共同组成,这将取决于的专业人员的素质,初始评审范围,复杂程度等因素。开始初始评审前,要对小组成员安排适当的培训,集体研究和讨论,使大家都了解初始评审的目的,方法和作用,并统一步骤,减少不必要的分歧。同时还要制定初始评审计划,确定初审目标和工作内容,人员分工和责任,工作时间表和培训计划,确定内部和外部信息来源,准备各种面谈提纲和现场检查表,准备法律法规清单。
一般而言,初始评审的具体内容包括如下9项:
1、 明确适合于企业的法律法规和企业签署实施的其他规章;
2、 明确企业生产经营活动中的社会责任因素,鉴别出其中的重大社会责任因素;
3、 评估现有企业的社会责任组织机构,职责范围以及现有管理制度的效能;
4、 评估企业社会责任表现与相关的内部准则,外部标准的符合程度;
5、 评估企业现有的社会责任制度,程序和措施的适用程度;
6、 评估企业现有的采购政策和供应商控制程序的适用程度;
7、 调查和分析过去违反劳动法律法规的情况及反馈信息;
8、 调查和分析利益相关者的期望和要求;
9、 调查和分析市场压力和市场机遇。
在进行完现场评审和资料收集后,应当全面地整理,分析和归纳初始评审所获取的所有信息资料,并撰写初始评审报告,其主要内容应包括:评审目的,范围和企业情况;背景资料及其评价,包括公司生产经营活动,产品和服务,客户和利益相关者的要求,存在的问题,现有管理体系及其效率;背景资料评估,包括重大缺陷和潜在的风险及其适用法律法规评价;发现的问题及其潜在的动态;建立和改善社会责任政策和管理体系的建议;重大社会责任因素的优先次序及其优先采取的行动
(三) 建立SA8000的策划与设计
根据初始评审的结果,结合企业现有客观的实际情况,开始进行建立SA8000的策划和设计。主要包括四个环节,即确定社会责任政策,制定社会责任目标和指标,制定社会责任管理方案和根据需要调整组织结构。
1、制定社会责任政策
参照SA8000文本的具体要求,社会责任政策应包括:遵守社会责任标准的承诺;遵守法律法规和相关规章的承诺;不断改进措施的承诺;向企业内部员工公开;向外部公众公开;形成书面文件。
起草社会责任政策时应充分考虑企业的社会责任管理现状,适用的法律法规,利益相关者的意见和企业的发展目标等。政策中的目标应真实可信,体现企业的实际需要和能力,拟定政策草案应予以评审。政策还应指明实现承诺的基本途径,一经确定,由企业最高管理者签署后,即向全体员工传达并付诸实施,政策文本应该是可方便被公众获取。
2、 制定社会责任管理目标和指标
社会责任目标是企业依据其社会责任政策制定的所要实现的总体目的,而指标则来自社会责任目标,是对目标的细化和分解,指标可以是公司整体的,也可以局部的或部门的。制定社会责任目标和指标的依据是企业社会责任政策,重大社会责任因素及其优先次序,法律法规及其他要求,人员素质等。它应满足社会责任政策的要求,并充分考虑影响企业整体运行的其他重要因素。
3、制定社会责任管理方案
社会责任管理方案是实现社会责任管理目标和指标的行动计划,是社会责任管理体系成功的关键之所在。
管理方案主要包括:规定实现目标和指标的方法,时间表和财务预算;规定方案实施各个环节的负责部门和人员;按优先次序确定实施措施,同时应考虑将管理方案与公司现有的运行管理体系协调和统一。
4、 明确社会责任组织结构职责
社会责任组织结构主要包括四个主要要素:稳定的组织结构图,清晰的工作职责描述,明确的汇报途径和程序,以及具体的行动规范和任务指标。
在划分职责时,应充分考虑初始评审确定的社会责任问题及负责部门,考虑目标,指标和管理方案,以避免职能的重复或出现空当。与此同时,还应授予相应的权力,提供相应资源保障,确保有效地履行职责。
(四) 建立SA8000的文件编写
建立SA8000的文件编写工作包括:管理手册的编写;程序文件的编写;作业文件的编写三大部分。
由于SA8000文件的多层次性,在编写体系文件时要把握五个基本要求:系统性;权威性;见证性;适用性;符合性。
SA8000文件的编写步骤一般为如下7个:
1、根据企业的需要,开展初始评审,识别社会责任因素及重大社会责任因素,制订重大社会责任因素清单,编写社会责任初始评审报告;
2、根据社会责任政策,重大社会责任因素及技术经济可行性,确定目标,指标和管理方案;
3、 根据SA8000标准要求编写程序,包括:(1)法律法规及其他要求获取和更新程序;(2)管理评审程序;(3)员工培训程序;(4)对内对外沟通程序;(5)文件记录管理程序;(6)应急反应与准备程序;(7)运行监督程序;(8)不符合事项,补救及纠正行动管理程序;(9)内部审核程序;(10)童工救济行动程序;(11)童工和未成年工教育程序;(12)安全卫生管理体系程序;(13)危害识别,风险评价与风险控制程序;(14)供应商,分包商和分供商控制程序。
4、 策划运行控制程序和作业指导书;
5、 将上述各程序规定的部门职能,经补充完善后,提炼汇编到管理手册相应的条款中;
6、 将上述各程序规定的主要内容,提炼汇编到管理手册对应的项目中;
7、 最后编写没有程序支持的管理手册中的项目。
(五) SA8000的运行测试
SA8000文件编写完成并经批准生效后,便进入运行测试阶段,其目的在于在实践中检验体系的充分性,适用性和有效性。其内容主要包括:
1、 SA8000的知识培训。
公司高层经理应着重掌握SA8000的原理,原则,功能以及控制的方法,部门经理应掌握本部门体系要素的主要工作内容,一般员工应着重掌握体系文件中涉及各自岗位的操作标准,规定和程序,以及标准和法律法规的基本要求。
2、 完善企业内外沟通机制
SA8000该鼓励企业与内部员工和外部利益相关者之间的信息沟通,当员工和其他利益相关者对社会责任表现提出质疑时,要求企业应及时调查,处理并作出回复。SA8000对这方面要求很重视,这将有利于确保体系有效而成功的运行,确保标准各要素构成一个完整的,动态的,开放的,持续改进的管理体系。
3、 社会责任文件记录管理
SA8000运行过程中有许多信息需要记录和保存,记录文件是维护体系运行的信息资源,是最高管理层进行评审达到的重要依据,也是第三方审核机构重点关注的方面。所以SA8000要求保持企业的记录,证明企业符合体系的要求。
4、 SA8000的运行与紧急反应
一个企业的SA8000一旦进入运行阶段,企业各项工作就要符合体系的要求。SA8000要求企业应该在SA8000执行过程中过出现的任何意外和紧急情况,如火灾,洪水或重大伤亡事故,及时制定相关的紧急反应措施,并定期进行测试和演习,确保随时可以启动应变措施,保证紧急措施的有效性。
5、SA8000的运行监督
SA8000的运行具有持续性的重要特征,其持续性要求要按管理体系中的程序规定的频率和方法,对社会责任目标和指标的实施程度,对可能具有重大社会责任影响的过程与活动进行定期监督,一旦发现有不合要求的话,就要立即采取纠正行动。
6、 企业对供应商,分包商和分供商的监控
为了对供应商,分包商和分供商进行有效的控制,确保它们能满足SA8000的要求。企业不但要注意评估和挑选较优秀的供应商,分包商和分供商,也要要求他们作出书面承诺,若有必要还可以要求他们向公司通报与其他相关者的业务关系,以能向第三方提交有效的评估材料和证据。
7、 不符合事项,补救措施及纠正行动
SA8000标准要求,如果发现违反政策和标准的事项,企业应根据其性质和严重性,安排适当的资源,采取适当的补救措施和纠正行动。同时还要坚持在不断修正自身缺陷和不足的过程中,及时有效地改进和完善体系。
(六) SA8000的内部审核
内部审核体系是企业维持和改进SA8000管理体系的一个重要举措和有效表现,是检验该体系是否有效实施所作的系统的,独立的检查和评估。
内部审核的主要内容包括:
1、评估社会责任政策,目标,指标和社会责任表现;
2、SA8000的有效性和适用性;
3、法律法规和SA8000的符合性;
4、企业生产经营活动的变化;
5、企业利益相关者的要求和意见;
6、对内对外信息沟通,供应商,分包商和分供商的控制;
7、意外事故及教训;
8、SA8000的组织结构和职责等。
在进行内部审核时要注意点面结合,既要有全面的对管理体系进行审核,又要注意突出一些重点。内部审核一般采用抽样的方法,但最为关键的是要注意样本的代表性,它将决定内部审核的科学性和有效性。在审核过程中应作全面的记录,制作检查表等,并妥善保存,作为以后跟踪审核或外部审核的依据。
9、 SA8000的管理评审
《SA8000:2001》文本要求企业的最高管理者要根据该标准的具体要求定期审查,评审社会企业责任政策的运行。
管理评审的内容主要包括以下几点:
i.社会责任政策的适用性和管理体系的有效性;
ii. 社会责任管理体系目标指标实现的程度;
iii. 社会责任管理体系运行结果与法律法规,管理体系文件的符合性和适用性;
iv. 企业生产经营活动变化及影响;
v. 企业利益相关者的意见和建议;
vi. 其他需要持续改进的地方。
管理评审在内部审核的基础上进行,开展管理评审应制定管理评审计划,程序和方法。管理评审的具体表现是每年至少召开一次管理评审会议。管理评审会议由最高管理者或其委任的代表主持,高层经理,各部门负责人参加。评审会议前应完成内部审核;完成对内对外的沟通;完成对供应商,分包商和分供商评估等工作,收集全面的资料供会议评审;评审会议的决定,意见和建议及时形成书面文件并备案;评审会议后及时根据会议对企业社会责任的政策,目标,程序和措施等方面的完善意见进行调整和修订。
